Comercio Electrónico Empresarial

Un decálogo de preguntas sobre Comercio Electrónico Empresarial

Una opción funcional, eficiente y rentable
Los sistemas de e-procurement son de gran utilidad en la automatización y racionalización de algunos procesos operativos de compra, sin embargo, el beneficio financiero tangible se percibe en la compra misma y el proceso de negociación asociado. En este sentido, las plataformas de comercio electrónico, y más concretamente de subasta y compra por cuantía, son una forma altamente eficiente de compra/venta. Estas plataformas son el complemento perfecto a tecnologías tipo ERP de “backoffice”.

Las tecnologías de Comercio Electrónico están bien establecidas y probadas en mercados desarrollados, representando ahorros significativos para aquellos que las usan con el enfoque y parametrización adecuados. En países con economías emergentes, los ejecutivos de compras pueden tomar gran ventaja de la maduración de estas plataformas y de la apertura que ofrecen a estándares internacionales y mercados de oferta y demanda mundiales.

Aun existen “tabús” y cierta prevención por un modelo de compra/venta en Internet, a menudo por mala o poca información. A continuación reunimos, clasificamos y respondemos 10 inquietudes frecuentes sobre la adopción, el uso y provecho que se puede hacer con herramientas de Comercio Electrónico.

1. ¿El Comercio Electrónico busca acabar con la compra/venta presencial o física?
El Comercio Electrónico se ha convertido en parte fundamental del proceso de compra/venta, como lo es la negociación; en la medida que permite obtener el mejor precio posible. Contrario a pensar que esta tecnología elimina a los profesionales del área de compra/venta, más bien potencia su labor, permitiéndoles mejorar y perfeccionar su productividad. Lo anterior se traduce en mayores eficiencias financieras y operacionales para la entidad.

2. ¿Está preparado el mercado local para desarrollar Comercio Electrónico?
El incremento en la penetración y adopción de tecnologías de comunicaciones e Internet, aunada a una práctica de compra/venta vía Web cada vez más común, indudablemente garantiza la preparación y disponibilidad del mercado para que las áreas de compra/venta puedan sacar provecho del Comercio Electrónico. A su vez, la mayoría de las negociaciones presenciales revisten mayor esfuerzo y limitan las posibilidades de análisis y mejora tanto en negociaciones futuras como el proceso en sí.

3. ¿Perdería el control sobre la negociación al utilizar soluciones de Comercio Electrónico y necesitaría soportarme en terceros?
Para las áreas de compra/venta este tipo de soluciones debe ser de uso general y cotidiano. Por lo tanto, la solución elegida debe entregar total control al negociador, ser de inmediata implementación y que soporte el concepto de “autoservicio”. De esta forma, la experiencia y el beneficio obtenido se mantienen con la entidad. El apoyo del proveedor de la solución debería enfocarse en entrenar, asesorar y soportar sobre su tecnología y el proceso de compra/venta.

4. ¿Cómo prevenir resultados inesperados usando Comercio Electrónico?
Esta respuesta se puede dividir en dos aspectos: 1. Resultados en el precio final obtenido: en este caso, lo mas importante es realizar una adecuada parametrización del proceso de compra o venta, fundamentado en una estrategia de negociación bien planeada de manera anticipada; y 2. Resultados en la participación de proveedores indeseados: en este caso, es fundamental gestionar la relación con los proveedores de tal forma que sean calificados y habilitados de acuerdo a los estándares de la empresa y los procesos.

5. ¿Cuál es el beneficio de usar un modelo SaaS (Software as a Service) versus adquirir un producto en premisas?
La modalidad de licenciamiento tipo SaaS se refiere a la posibilidad de “rentar” el software de Comercio Electrónico. Esto significa que la entidad accede a la solución completa y de uso inmediato pagando una mensualidad o anualidad sin tener que instalar software en premisas donde se enfrentan los desafíos de adquirir, implementar, mantener y actualizar hardware o software que soporta una solución de este tipo. Incluso, la entidad evita incurrir en los costos asociados a contratación, entrenamiento, retención y actualización de personal técnico y especializado en estas plataformas cuando se licencian en premisas. En el caso de SaaS, la parametrización está enfocada en la negociación misma y no en detalles técnicos o funcionales de la tecnología que soporta el proceso. En este sentido, la tecnología es transparente para la entidad y el profesional de compra/venta.
Igualmente, una alternativa SaaS permite iniciar con tecnologías de Comercio Electrónico a muy bajo riesgo financiero y poco compromiso tecnológico.

6. ¿Cómo consolidar y tomar control sobre la información de proveedores y procesos de compra/venta?
Las plataformas de Comercio Electrónico permiten la acumulación de información, en bases de datos, de negociaciones y proveedores/compradores participantes. Esta forma estructurada y electrónica de almacenamiento permite construir inteligencia de negocios y gestionar más eficientemente la relación con proveedores/compradores. Este historial representa un activo importante y reviste beneficios financieros y operacionales en el corto, mediano y largo plazo para la entidad.

7. ¿Cómo captar y llegar a un número más amplio de proveedores u oferentes?
Por su naturaleza de operación en Internet, este tipo de soluciones son idóneas en comunicar y atraer el interés de proveedores y compradores que de otra forma perderían visibilidad sobre los procesos que realiza la entidad.

8. ¿Cómo asegurar que cumplo con las mejores prácticas y normativas en el desarrollo de procesos de compra/venta?
En lo que a mejores prácticas se refiere, una buena plataforma de Comercio Electrónico debe permitir que se cumplan factores claves como: a. Especificaciones claras: todos los actores del proceso de compra/venta deben tener claridad sobre las reglas y requisitos de negociación de forma que no se presten para interpretación alguna y el único elemento variable en esta fase sea el precio. b. Normativa adecuada: los actores del proceso deben contar con la tranquilidad de que la compra/venta se desarrolla en total cumplimiento de las normas locales e internacionales que rigen este tipo de procesos. Por ejemplo, la Organización Mundial del Comercio (OMC) establece directrices aplicables al Comercio Electrónico y una solución robusta debería garantizar que se cumple con estas regulaciones. c. Compromiso con el Proceso: tanto compradores como vendedores deben respetar los resultados de un proceso realizado a través de soluciones de Comercio Electrónico. d. Comunicación con los Proveedores: aclarar todas las inquietudes que puedan surgir dentro del periodo estipulado para este fin y respetar el derecho de los proveedores a saber y entender el resultado final de un proceso; así como las decisiones consecuentes a este resultado. e. Proveedores Competitivos: garantizar que en el proceso participa y concurre un número variado y competitivo de proveedores que permitan transparencia, dinamismo, y la maximización del resultado de la negociación para las partes involucradas.

9. ¿Qué tipo de bienes o servicios puedo negociar sobre una solución de Comercio Electrónico?
Hoy en día, dependiendo del grado de madurez de la solución de Comercio Electrónico que se use, se puede decir que todo tipo de bienes y servicios es transable. Las posibilidades dependen del grado de adopción y uso de las bondades que el Comercio Electrónico le brindaría a la entidad y sus profesionales de compra/venta. Estas plataformas se convierten en punto de apoyo clave para que los profesionales de compra/venta puedan desarrollar el máximo potencial de sus estrategias y capacidad de negociación. Igualmente, el proveedor de la solución debería estar en capacidad de asesorarle sobre la manera adecuada de usar la plataforma.

10. ¿Quién debería pagar por este servicio, mi entidad o los proveedores/compradores?
Las mejores prácticas del mercado recomiendan que el pago por el uso de soluciones de Comercio Electrónico lo asuma la entidad responsable del proceso de compra/venta, evitando que el precio final de la negociación pueda verse distorsionado por sobrecostos asociados al pago por la plataforma. Los oferentes o compradores deben concentrarse exclusivamente en dar su mejor oferta en este tipo de negociaciones.

Las soluciones de Comercio Electrónico en la modalidad SaaS ofrecen sencillez, claridad, eficiencia financiera y una gestión de compra/venta eficaz. Adicionalmente, estas soluciones son fáciles de implementar, ajustadas a la ley, con una curva de aprendizaje más corta e interfaces de usuario muy intuitivas. Optar por una solución de Comercio Electrónico es una decisión inteligente e innovadora en el camino de modernización de procesos de compra/venta.